Keď tovar dorazí: prijatie, reklamácie a riešenie sporov týkajúcich sa kvality

Sealock vyrába vodotesné tašky pre OEM a veľkoobchodných nákupcov z tovární v Číne a Vietname s podpísanou vzorkou zlata držanou oboma stranami a kontrolou pred odoslaním viazanou na platbu zostatku. Väčšina navádzania zdrojov sa zastaví pri kontajneri opúšťajúcom továreň. Čo sa stane, ak príde nesprávne, nedostane takmer žiadne pokrytie, čo necháva kupujúcich improvizovať v čase, keď je ich pozícia najslabšia. Toto stanovuje, čo robiť pri príchode, ako sa nárok líši od sťažnosti a aké výsledky sú reálne dostupné.

1. Prvá hodina rozhoduje o tom, či máte nárok

Najčastejšou a najnákladnejšou chybou je, že príchod sa považuje za logistickú udalosť a nie za dôkaznú udalosť. Kupujúci presúvajú tovar do inventára, rozbaľujú ho bez zaznamenania, predávajú časť zásielky alebo ju zmiešajú s existujúcimi zásobami – a keď sa tak stane, je ťažké dokázať pôvodný stav.

Ak niečo nie je v poriadku, prestaňte vybaľovať. Pred premiestnením alebo použitím tovaru:

• Pred otvorením odfoťte kartóny— vrátane prepravných značiek, čísel kartónov a akéhokoľvek vonkajšieho poškodenia. Stav kartónu je to, čo oddeľuje problém továrne od problému s nákladom.
• Zaznamenajte rozbalenie.Video je na zobrazenie sekvencie a stavu lepšie ako fotografie.
• Porovnajte s dokumentmi— objednávka, proforma faktúra, zoznam balenia a schválená špecifikácia vzorky.
• Vyčísliť.Spočítajte, koľko jednotiek je ovplyvnených z počtu kontrolovaných az ktorých kartónov. Miera defektov je fakt; "veľa z nich je zlých" je názor.
• Udržujte tovar identifikovateľný a nezmenenýkým sa pozícia nevyrovná. Nič nevracajte, neprerábajte ani nelikvidujte, kým sa písomne ​​nedohodnete na dohode.

2. Pred písaním čohokoľvek skontrolujte okno na podávanie správ

Najprv si prečítajte zmluvu. Proforma faktúra alebo kúpna zmluva zvyčajne obsahuje klauzulu o náprave chyby, ktorá sa vzťahuje na to, čo sa považuje za chybu, okno na hlásenie a čo je dodávateľ dlžný. Niektoré okná trvajú len sedem dní od príchodu a ich vynechanie oslabuje pozíciu, ktorá by inak bola silná.

Ak testovanie alebo úplné sčítanie bude trvať dlhšie, ako to okno umožňuje, ihneď pošlite prvé písomné oznámenie, ktoré si vyhradzuje vašu pozíciu, a potom ho sledujte s podrobnými zisteniami. Mesiace tichého vyšetrovania vytvárajú spor o aktuálnosť, ktorému sa dá úplne vyhnúť.

Obrázok 1: Okamih príchodu tovaru je momentom zhromažďovania dôkazov – najskôr odfoťte balík, potom zaznamenajte proces vybalenia, potom porovnajte so zlatou vzorkou a spočítajte každý kartón a až potom vyjednávajte.

3. Oddeľte tri rôzne problémy

Pri príchode vyzerajú podobne a vedú k rôznym opravným prostriedkom a rôznym protistranám:

Problém	Čo to znamená	Komu to ide
Chybný tovar	Správny výrobok s problémami s kvalitou — pretekajúce švy, chybné zipsy, roztrhané kotvy	Továreň
Nesprávny tovar	Správna kvalita, ale model, veľkosť, materiál, farba, konfigurácia, balenie alebo štítky nezodpovedajú dohodnutému	Továreň - a to je porušenie zmluvy, aj keď produkt funguje perfektne
Poškodenie pri tranzite	Poškodenie pri manipulácii alebo vniknutí vody pri preprave, zvyčajne v rozdrvených alebo mokrých kartónoch	Dopravca alebo poisťovateľ

Vo vzore je zvyčajne viditeľná zlomová línia medzi továrňou a nákladom. Chyba spôsobená dodávateľom je konzistentná – tá istá chyba, na rovnakom mieste, rovnomerne rozložená cez dávku, vo vnútri kartónov, ktoré prišli neporušené. Poškodenie pri preprave sa zoskupuje podľa umiestnenia v kontajneri a dodáva sa s poškodeným obalom.

4. Uplatnite reklamáciu, nie sťažnosť

Toto rozlíšenie mení výsledky viac ako ktorýkoľvek iný jednotlivý faktor. Sťažnosť hovorí, že kvalita je zlá. Nárok je napísaný, označený dátumom a vyčíslený. Mal by obsahovať:

• Číslo objednávky a prepravné značky
• Ovplyvnené čísla kartónov
• Miera defektov — ovplyvnené jednotky z kontrolovaných jednotiek
• Fotografie zobrazujúce konkrétnu chybu a schválenú vzorku na porovnanie
• Uplatňuje sa zmluvná doložka
• Požadovaná náprava a lehota na odpoveď

Jedna správa, faktická, bez emócií. Priloženie správy z inšpekcie a zdôraznenie konkrétnych zistení posúva výmenu z rokovania o vzťahoch k obchodnému riešeniu založenému na dôkazoch – čo je základ, na ktorom môže rozumná továreň konať, a s nerozumným sa ťažko argumentuje.

Konkrétne v prípade nepremokavých tašiek najpresvedčivejšie dôkazy pomenujú skôr bod zlyhania ako symptóm: voda vnikajúca na konci zipsu, spodný šev, zrolovaný spoj alebo nášivka s logom. Metódy identifikácie, ktoré sú uvedené v príručke kvyhodnotenie vzorky vodotesného vrecka.

5. Skutočne dostupné opravné prostriedky

Reálny zoznam je krátky a ktorý sa hodí, závisí od miery chybovosti a od toho, či je tovar predajný:

• Prepracovať— praktické tam, kde je chyba lokalizovaná a tovar je stále v továrni alebo je možné ho lokálne prepracovať.
• Výmena— postihnutých jednotiek, často dodávané s ďalšou objednávkou, aby sa predišlo samostatnému nákladu.
• Dobropis oproti ďalšej objednávke— často najrýchlejšia cesta k dohode, pretože továreň stojí menej peňazí ako vrátenie peňazí, pričom kupujúcemu poskytuje skutočnú hodnotu.
• Zníženie ceny aktuálnej zásielky— vyhovuje kozmetickým chybám na tovare, ktorý zostáva predajný.
• Vrátenie peňazí— najťažšie dostupné a zvyčajne vyhradené pre vážne porušenie.

Buďte konkrétni, ktorú chcete. Tvrdenie, ktoré požaduje „riešenie“, vyzýva na protiponuku; reklamácia, ktorá požaduje prepracovanie uvedeného množstva do uvedeného dátumu, vyzýva áno alebo nie.

6. Vaša skutočná páka je komerčná, nie legálna

Oplatí sa to povedať priamo, pretože to mení spôsob, akým by kupujúci mali míňať svoju energiu. Takmer žiadny hromadný kupujúci nezažaluje továreň kvôli jednej chybnej šarži – právne náklady prevyšujú hodnotu tovaru. Čo kupujúci v skutočnosti drží, je nezaplatený zostatok, ďalšia nákupná objednávka a záujem dodávateľa o opakovaného zákazníka.

Dôkazy menia tento vplyv na číslo; hnev nie. Dva praktické dôsledky:

• Váhu neuvoľňujte pod časovým tlakom.Ak sa problém objaví pred konečnou platbou, písomne ​​uveďte, že platba je spojená s vyriešením zdokumentovaného problému s kvalitou. Toto je najsilnejšia dostupná pozícia a zmizne v momente, keď sa peniaze pohnú.
• Zarámujte tvrdenie okolo prebiehajúceho vzťahukde máte v úmysle pokračovať. Továreň zvažuje náklady na prepracovanie oproti strate opakovaného programu zvyčajne rýchlo; ten, kto verí, že vzťah sa skončil, má na to menej dôvodov.

Ak spor eskaluje, rozhodujúcou otázkou je len zriedka, kto má v zásade pravdu – ide o to, či zmluva, faktúra, záznamy o platbách, kontrolný materiál a korešpondencia rozprávajú jeden súvislý príbeh. Súdy ostro rozlišujú medzi závažným porušením, menšími chybami, oneskorenými námietkami a nejasnými dôkazmi. To je ďalší dôvod, prečo na prvej hodine záleží.

Obrázok 2: Prepíšte „sťažnosť“ na „reklamáciu“ – uveďte číslo objednávky, číslo kartónu, chybovosť, citujte príslušné ustanovenia a požadované nápravné opatrenia, podložené skutočným pákovým efektom platby zostatku.

7. Pred presunom čokoľvek napíšte

Ak dodávateľ navrhne opravu, výmenu alebo vrátenie tovaru, dohodnite si podmienky pred premiestnením tovaru. Dohoda by sa mala vzťahovať na úschovu, kontrolný prístup, prepravu, clo, termíny a čo sa stane, ak oprava zlyhá alebo dodávateľ naďalej odmieta zodpovednosť. Zaslaním tovaru späť na základe ústneho prísľubu sa v jednom kroku odstránia vaše dôkazy aj váš vplyv.

8. Väčšine z toho sa dá predísť vo fáze objednávky

Každý mechanizmus nároku vyššie je vymáhaním z niečoho, čo malo byť zachytené skôr. Ovládacie prvky, ktoré zabraňujú sporom pri príchode:

• Podpísaná vzorka zlata držaná oboma stranami,takže "nie ako bolo dohodnuté" má skôr fyzický odkaz ako dva názory. Pokryté v príručke kkonzistencia nového poradia.
• Písomné akceptačné kritériá v objednávke— Úroveň AQL, klasifikácia chýb a testy, ktoré sa vzťahujú na uvedenú klasifikáciu.
• Kontrola pred odoslaním spojená s platbou zostatku,takže problémy sa zistia, kým je tovar ešte v továrni a prepracovanie je lacné. Štandardné podmienky sú tu 30% záloha so 70% zostatkom uvoľneným na základe úspešnej kontroly.
• doložka o náprave chýb s funkčným oknom na podávanie správ,skôr dohodnuté pred výrobou, ako čítať prvýkrát po probléme.
• Sledovanie míľnikov počas výroby,ktoré povrchy skĺznu a nahradia skôr, ako sa z nich stanú nádoby – zahrnuté v príručke ksledovanie objednávky vo výrobe.

9. Ako to tu funguje

Sealock (YiFuLong Outdoor Gear Co., Ltd.) vyrába vodotesné tašky už viac ako 20 rokov a vyrába pre medzinárodné outdoorové značky vrátane OSPREY, KAILAS, Helly Hansen, SIMMS, ORVIS a West Marine.

• Referenčný štandard:podpísaná vzorka zlata v držbe oboch strán, pričom výroba sa porovnáva s pôvodným schválením a nie s predchádzajúcou šaržou
• Kontrola:trojstupňové IQC, IPQC a OQC s odberom vzoriek AQL a dávkovým testovaním podľa stanoveného hodnotenia každého modelu; inšpektori menovaní kupujúcim a inšpektori tretích strán akceptovaní na oboch miestach
• Overenie:celý postup zákazníckej kontroly – vybalenie z krabice, vákuová extrakcia, 24-hodinový statický odpočinok a určenie netesnosti vzduchu – je možné sledovať od konca do konca
• Platba:T/T 30% záloha, 70% zostatok oproti úspešnej kontrole pred odoslaním
• Podmienky:MOQ 300 ks na model, vzorky 7–15 dní, hromadné 30–45 dní, FOB Guangdong
• certifikácie:ISO 9001, BSCI, SMETA, Sedex, HIGG, GRS, SCAN

Normy a klasifikácia chýb sú uvedené vnormy kontroly kvality pre vodotesnú výrobu.

10. Rozsah

Usporiadané podľa kategórie a nie podľa priority:

Obrázok	Model	Kategória	Materiál	Hodnotenie	Stránka produktu
	SL-D002	Suchý vak, 5–63 l	500D PVC	IPX7	Zobraziť
	SL-K099	Vaňa, 40/60L	840D TPU	IPX7	Zobraziť
	SL-E119	Batoh, 20L	Katiónový TPU kompozit	IPX8	Zobraziť
	SL-C807	Motocykel, 45L	500D PVC / 420D TPU	IPX6	Zobraziť
	SL-K022	Taška na bicykel, 10-14L	420D / 600D TPU	IPX6–7	Zobraziť
	SL-E868A	Rybársky popruh, 12L	840D TPU	IPX8	Zobraziť

Celé kategórie nájdete podnepremokavé vrecká, suché batohy, asuché vrecká.

11. Často kladené otázky

Otázka: Zásielka vyzerá nesprávne. Čo urobíme ako prvé?
Odpoveď: Zastavte vybaľovanie a dokumentujte. Vyfotografujte kartóny s neporušenými prepravnými značkami pred otvorením, zaznamenajte rozbalenie, porovnajte s nákupnou objednávkou a schválenou vzorkou a spočítajte, koľko jednotiek je ovplyvnených z počtu kontrolovaných. Presun tovaru na sklad alebo ďalší predaj časti zásielky sťažuje preukázanie pôvodného stavu.

Otázka: Ako dlho musíme nahlásiť problém?
Odpoveď: Skontrolujte zmluvu, pretože okná môžu byť kratšie ako sedem dní od príchodu. Ak úplné posúdenie bude trvať dlhšie, pošlite okamžite písomné oznámenie o rezervácii vašej pozície a nasledujte ho s podrobnými zisteniami – tiché vyšetrovanie vytvára argument včasnosti, ktorému sa dá vyhnúť.

Otázka: Je to problém továrne alebo problém s nákladom?
A: Pozrite sa na vzor. Továrenská chyba je konzistentná – rovnaká chyba na rovnakom mieste, rovnomerne rozložená po celej dávke, v kartónoch, ktoré prišli neporušené. Poškodenie pri preprave sa zoskupuje podľa polohy kontajnera a dodáva sa s rozdrveným alebo mokrým obalom. Dvaja idú na rôzne večierky, preto ich pred písaním oddeľte.

Otázka: Aký liek by sme mali žiadať?
A: Meno jedného. Prepracovanie, výmena, dobropis oproti ďalšej objednávke, zníženie ceny alebo vrátenie peňazí – každý sa hodí pre inú situáciu a dobropis je často najrýchlejšie dohodnutý, pretože továreň stojí menej peňazí a zároveň vám dáva skutočnú hodnotu. Žiadosť o „riešenie“ vyvoláva protiponuku.

Otázka: Máme sa vyhrážať súdnym konaním?
Odpoveď: Zriedka užitočné ako úvodný ťah. Právne náklady zvyčajne presahujú hodnotu jednej dávky a vašou skutočnou pákou je nezaplatený zostatok, ďalšia objednávka a záujem dodávateľa udržať si opakovaného zákazníka. Zdokumentovaný, kvantifikovaný nárok premení tento pákový efekt na číslo.

Otázka: Ako sa môžeme vyhnúť tomu, aby sme sa ocitli v tejto pozícii?
Odpoveď: Držte podpísanú vzorku zlata, napíšte do objednávky akceptačné kritériá a doložku o náprave defektu, sledujte výrobné míľniky a priviažte platbu zostatku k úspešnej kontrole pred odoslaním. Problémy zistené v továrni sa dajú lacno opraviť; rovnaké problémy ako vo vašom sklade nie sú.

Pred objednávkou diskutujte o podmienkach

Ak chcete, aby sa akceptačné kritériá, kontrolné body a klauzula na nápravu nedostatkov zapísali do objednávky namiesto toho, aby sa objavili neskôr, pošlite svoju špecifikáciu a my proti nim uvedieme cenovú ponuku —predložiť dopyt. Sealock odpovedá na otázky týkajúce sa obstarávania do 24 hodín, s výrobou z Dongguan, Čína alebo Hočiminovo mesto, Vietnam.